priNCIpiOS FunDAMenTAles  EN el uSo dEL corREO ElecTROniCO

 El correo electrónico, también llamado e-mail, es un mensaje, carta o información que se manda de una computadora a otra. Es uno de los serviciosque ofrece Internet.
 Sus principales características son:

Es rápido y económico. El envío a cualquier parte del mundo tarda unos segundos en ser recibido, además cuesta lo mismo enviar un mensaje de tres líneas que uno de mil y, el precio es el mismo sin importar el destino.
Permite trabajar directamente con la información recibida utilizando, por ejemplo, un procesador de textos, una hoja de cálculo o el programa que sea necesario, cosa que no ocurre con el correo tradicional o el fax. Es decir, cualquier mensaje se puede modificar, reutilizar, imprimir, etc.
Puede enviar o recibir mucha información, ya que se pueden mandar archivos que contengan libros, revistas, datos.
Es multimedia ya que se pueden incorporar imágenes y sonido a los mensajes.
Permite enviar mensajes a grupos de personas utilizando las listas de correo.
No utiliza papel.
Puede consultarse en cualquier lugar del mundo.

Es muy fácil de usar.
Principios del correo electrónico 1: Planteamiento
Algunas personas se ven desbordadas por el número de correos que reciben y, más o menos, van procesando lo urgente y lo habitual gracias a las "reglas" que redireccionan los mensajes. Otras, tienen verdaderos problemas en recuperar correos "importantes" en los que el factor tiempo juega en su contra (cuanto más antiguo más difícil de localizar). Y, por último existe el colectivo que siempre quiere "limpiar" la bandeja de entrada o las carpetas auxiliares y pocas veces lo consigue.
  
  ¿Cuántos años llevamos utilizando el correo electrónico en las empresas? Al igual que el teléfono móvil, parece que no hubiéramos usado otra herramienta en la gestión administrativa ¿verdad? Pero, ¿alguien se ha preguntado por qué nos cuesta tanto gestionar esta herramienta?
  
  
  Estos problemas, que he explicado de forma muy general, podrían ser mucho más livianos si los usuarios fueran conscientes de que los programas de gestión de correo electrónico tienen una triple función:
  1.- Se utiliza como medio de comunicación que muchas veces sustituye a una llamada de teléfono. Por ejemplo, para citar a desayunar a miembros de la empresa que no están en las mismas dependencias. Se trata de comunicación interna que no vulnera las directrices que pueda haber dictado la empresa sobre el uso personal del correo electrónico y que incluso puede suponer un ahorro en comunicaciones para la empresa.
  2.- Se utiliza para la transmisión de documentos. Tanto el texto del correo electrónico como los datos adjuntos, tienen un valor probatorio en la empresa privada (siempre que existan garantías de integridad y fiabilidad de las comunicaciones) y, cada vez más en la empresa pública (que está haciendo verdaderos esfuerzos para que la firma, el documento, el expediente, el sello electrónicos mantengan la "fe pública" garante de derechos). Esto significa que el correo electrónico se puede convertir en el sistema de entrada y salida del flujo documental independiente (que no dependa de portales ni gestores documentales) más importante que exista.
  3.- Se utiliza como repositorio documental. Y este punto es fundamental que esté contemplado en la gestión administrativa, porque se dan muchos casos de "dependencia del personal" que gestiona porque es el único que tiene la evidencia documental de un asunto, es decir, que sólo está en su correo. Pero también puede darse el caso contrario, herencia de ese miedo a perder el papel, y que se ha heredado la administración electrónica poniendo en copia a una ingente cantidad de personas provocando la tan conocida infoxicación.